Kapitalinteresser
Ejerandele i andre virksomheder, ejerbogen og registreringen af reelle ejere holdt opdateret løbende — ikke ved årets udgang.
Læs om områdetFrister, referater og registreringer i én kalender
Bogføring, generalforsamling, årsrapport og indberetninger ligger i én kalender med interne datoer før de lovbestemte. Intet afhænger af, at nogen husker det i tide.
01
Årshjulet
Hvert punkt har et navn og en dato, der ligger før den lovbestemte frist.
Administrationen af et holdingselskab er forudsigelig. Det er dens største fordel. Frister for bogføring, generalforsamling, godkendelse af årsrapport og indberetning ligger fast og kan lægges i en kalender, længe før de bliver aktuelle. Når de alligevel skrider, skyldes det sjældent, at nogen ikke kendte fristen, men at ingen havde ansvaret for den.
Derfor har hvert punkt i årshjulet et navn på sig og en dato, der ligger før den egentlige frist. Afstanden mellem de to datoer er der, fordi et bilag kan mangle, eller en underskrift kan tage længere tid end ventet.
Årshjulet dækker også de punkter, der ikke har en lovbestemt frist, men som erfaringsmæssigt bliver glemt: gennemgang af rammen for frie midler, kontrol af at registreringen af reelle ejere stadig passer, og en gennemlæsning af, om vedtægterne svarer til den måde, selskabet faktisk drives på.
- Løbende bogføring med bilag knyttet til posteringen.
- Ordinær generalforsamling inden for fristen i vedtægterne.
- Godkendelse og indberetning af årsrapporten til Erhvervsstyrelsen.
- Kontrol af registreringer — reelle ejere, ledelse, adresse.
- Årlig gennemlæsning af vedtægter og interne rammer.
02
Generalforsamling og referat
Referatet er det dokument, der får længst levetid.
Den ordinære generalforsamling skal afholdes i så god tid, at den godkendte årsrapport kan indsendes til Erhvervsstyrelsen inden for fristen i årsregnskabsloven. Indkaldelsen følger vedtægternes bestemmelser om varsel og form, og dagsordenen skal fremgå af indkaldelsen.
Referatet er det dokument, der får længst levetid. Det skal kunne læses af nogen, der ikke var til stede, og som læser det flere år senere. Derfor beskriver det ikke bare, hvad der blev besluttet, men hvilket dagsordenspunkt beslutningen hører til, hvem der var til stede, og hvad der eventuelt blev forkastet.
Referater opbevares sammen med vedtægterne. Ændrer generalforsamlingen vedtægterne, gemmes den tidligere ordlyd, så det er muligt at se, hvilken version der var gældende på et givet tidspunkt.
03
Bogføring og opbevaring
Prøven er, om en udenforstående kan læse den uden hjælp.
Bogføringsloven stiller krav om, at registreringer sker løbende, at der er et bilag bag hver registrering, og at materialet opbevares i fem år fra udgangen af det regnskabsår, det vedrører. Loven stiller også krav om, at bogføringen kan gennemgås af udenforstående uden forudgående kendskab til virksomheden.
Det sidste er den reelle prøve. En bogføring, som kun giver mening for den, der har lavet den, opfylder ikke kravet. Derfor skrives posteringstekster, så de kan læses af andre, og bilag navngives efter hvad de er — ikke efter hvornår de blev modtaget.
- Bilag bag hver registrering, knyttet til posteringen.
- Posteringstekst, der kan læses uden forhåndskendskab.
- Fem års opbevaring fra udgangen af regnskabsåret.
- Beskrivelse af, hvordan bogføringen er tilrettelagt.
04
Ændringer, der udløser handling
De varsles ikke. De opstår, og så løber fristen.
Nogle begivenheder kræver, at der sker noget inden for en bestemt frist, og de er værd at kende på forhånd. Skifter selskabet adresse, skal det registreres. Ændres ledelsen, skal det registreres. Overdrages kapitalandele, skal ejerbogen opdateres, og det skal vurderes, om registreringen af reelle ejere skal ændres. Ændres vedtægterne, skal den nye ordlyd indsendes.
Fælles for dem er, at de sjældent varsles. De opstår, og så løber fristen. Derfor findes en kort liste over, hvad der skal ske ved hver af dem, så arbejdet ikke skal tilrettelægges forfra hver gang. Listen er ikke lang, men den er skrevet ned, og det er hele pointen.
Er en frist først overskredet, er det som regel ikke selve forsinkelsen, der koster mest tid. Det er dokumentationen af, hvorfor den blev overskredet, og hvad der er gjort for at rette op.
05
Spørgsmål om området
De spørgsmål, der oftest bliver stillet netop her.
Fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Det følger af bogføringsloven.
Årsrapporten skal godkendes på den ordinære generalforsamling og indsendes til Erhvervsstyrelsen inden for fristen i årsregnskabsloven. Generalforsamlingen planlægges derfor med luft til fristen.
Det skal kunne læses af nogen, der ikke var til stede: dagsordenspunkt, hvem der deltog, hvad der blev besluttet, og hvad der eventuelt blev forkastet.
Selskabets ledelse. I praksis har hvert punkt i årshjulet et navn på sig og en intern dato, der ligger før den lovbestemte frist.
Nej. Administrationen omfatter alene selskabet selv og de kapitalandele, det ejer.
06
De øvrige områder
Likviditet og frie midler
Selskabets frie midler placeres inden for en skriftlig ramme, som ejerkredsen har vedtaget og gennemgår én gang om året.
Læs om området
Kontakt
Skal vi kigge på et konkret spørgsmål?
Beskriv situationen kort. Så svarer vi på, hvordan den håndteres — eller henviser til den rette rådgiver.